Бланки довіреностей

Поняття та призначення довіреності на отримання ТМЦ

Довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ), це письмовий документ, яким підприємство уповноважує конкретну особу одержати в постачальника товар, матеріали чи інші цінності від імені організації. Без такого підтвердження повноважень постачальник ризикує віддати цінності сторонній людині, а бухгалтерія не зможе коректно провести отримання в обліку.

Вимоги до первинних документів, до яких належить і довіреність, визначає Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»: документ має містити реквізити, що дозволяють ідентифікувати операцію та її учасників. Загальні правила представництва та оформлення довіреностей встановлює Цивільний кодекс України, зокрема статті про строк дії, передоручення та скасування.

Для бухгалтера довіреність виконує три практичні функції: підтверджує повноваження одержувача перед постачальником, фіксує факт видачі цінностей саме представнику підприємства і залишає слід у реєстрах для контролю використання бланків.

Види довіреностей: М-2, М-2б, М-2а, порівняння та вибір під кейс

Історично для отримання ТМЦ застосовували три типові форми: Типова форма № М-2, Типова форма № М-2б та Акт типової форми № М-2а. Вони відрізняються конструкцією бланка та способом обліку корінців, а не юридичною силою: усі три підтверджують однакове повноваження на отримання цінностей.

Форма	Конструкція бланка	Облік виданих	Коли зручна
Типова форма № М-2	Довіреність з відривним корінцем	Корінець залишається в бухгалтерії	Разові видачі, невеликі обсяги
Типова форма № М-2б	Довіреність без корінців, реєструється в журналі	Запис у журналі реєстрації	Часті видачі, коли корінці незручні
Акт типової форми № М-2а	Акт з корінцем на кілька довіреностей	Корінці в акті, підсумок за період	Серійне отримання ТМЦ протягом місяця

Після того, як Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (Положення № 88) дозволило підприємствам самостійно затверджувати форми первинних документів, жорстка прив’язка до типових форм зникла. На практиці більшість підприємств або продовжує використовувати звичний бланк М-2, або розробляє власну форму, взявши типову за основу і додавши власні реквізити.

Вибір простої логіки: одна-дві видачі на місяць, це М-2 з корінцем; регулярне отримання товару експедитором, це М-2б або власна форма з журналом реєстрації; масові однорідні поставки, це М-2а з підсумковим актом.

Форма та реквізити бланка довіреності М-2

Що таке бланк довіреності за формою М-2? Це типовий аркуш, у якому заповнюються відомості про видавця, одержувача, постачальника та цінності, а відривний корінець фіксує факт видачі. Які дані необхідно внести до бланка довіреності М-2? Мінімальний набір реквізитів, без якого документ не працює:

1. Номер і дата видачі довіреності, без дати посвідчення довіреність нікчемна за ст. 247 ЦК України.
2. Найменування та ідентифікаційні дані підприємства, яке видає довіреність.
3. ПІБ та посада особи, якій видано довіреність, за потреби дані паспорта.
4. Найменування постачальника, у якого отримуються цінності.
5. Назва та кількість цінностей за документами постачальника: рахунком, специфікацією, договором, накладною.
6. Строк дії довіреності.
7. Підпис керівника або уповноваженої особи та підпис одержувача про отримання бланка.

Чи потрібна печатка на бланку довіреності М-2? Після переходу на самостійно затверджені форми за Положенням № 88 печатка не є обов’язковим реквізитом, якщо підприємство не передбачило її у власній формі. Проте постачальники за звичкою часто вимагають відбиток: якщо ваш контрагент наполягає, простіше поставити печатку, ніж доводити правову позицію на розвантаженні.

Бланки довіреностей традиційно обліковуються як документи суворої звітності: їх зберігають у бухгалтерії, видають під підпис, а корінці використаних бланків підшивають і зберігають для контролю. Які вимоги пред’являються до бланків довіреностей як документів суворої звітності? Головні: облік кожного бланка за номером, неможливість видачі без реєстрації та повернення невикористаних екземплярів для анулювання.

Порядок оформлення та посвідчення довіреності

Коли видається довіреність за формою М-2? У момент, коли підприємство направляє працівника отримати цінності, а документи постачальника вже відомі: є рахунок, договір або накладна, за якою можна перелічити товар. Хто може видавати довіреність за формою М-2? Керівник підприємства або інша особа, якій статутом чи наказом делеговано таке право, зазвичай головний бухгалтер.

Покроково оформлення виглядає так:

1. Бухгалтерія виписує бланк за даними документів постачальника.
2. Керівник (або уповноважена особа) підписує довіреність.
3. Довіреність реєструється в обліковій системі підприємства.
4. Одержувач розписується в корінці або журналі про отримання бланка.
5. Після отримання ТМЦ одержувач передає прибуткові документи в бухгалтерію, а корінець з відміткою постачальника залишається в обліку.

Посвідчення залежить від типу довіреності. Для отримання ТМЦ достатньо підпису керівника підприємства: нотаріальна форма для господарських операцій не обов’язкова. Нотаріуси посвідчують довіреності, коли закон або суть правочину цього вимагає, а реєстрація видачі та скасування нотаріальних довіреностей ведеться в Єдиному реєстрі довіреностей. За ст. 245 ЦК України довіреність у порядку передоручення підлягає нотаріальному посвідченню: якщо ваш експедитор раптом передає повноваження комусь іншому, простим переписуванням бланка М-2 це не оформити.

Окремі категорії довіреностей можуть посвідчувати не лише нотаріуси. Довіреності на зарплату, стипендії, пенсії, аліменти та кореспонденцію можуть посвідчувати організація за місцем роботи, навчання, лікування чи проживання. У населених пунктах без нотаріусів довіреності посвідчують уповноважені посадові особи органу місцевого самоврядування (ст. 37 Закону України «Про нотаріат»), але не на нерухомість, корпоративні права та транспортні засоби. Головні лікарі та чергові лікарі лікувальних закладів і санаторіїв посвідчують довіреності пацієнтів. Довіреність суб’єкта безоплатної вторинної правової допомоги може бути посвідчена посадовою особою органу БПД. Для довіреностей від неповнолітніх віком 14–18 років потрібна згода батьків або піклувальників.

Строк дії довіреності

Який термін дії довіреності М-2? Строк довіреності встановлюється у самій довіреності: закон не визначає граничного періоду, його визначає той, хто видає документ. Для отримання ТМЦ на практиці вказують строк, що покриває дату відвантаження за рахунком постачальника, зазвичай короткий, щоб бланк не «гуляв» місяцями.

Дві норми Цивільного кодексу України критичні для бухгалтера. Перша: без дати посвідчення довіреність нікчемна (ст. 247 ЦК), тому порожнє поле «дата видачі» робить документ недійсним повністю, а не частково. Друга: після закінчення строку довіреність припиняє діяти, і постачальник, який відпустив цінності за простроченим бланком, ризикує вважатися таким, що відпустив товар без повноважень.

Що робити з невикористаною довіреністю? Її повертають у бухгалтерію для анулювання в день або наступний день після закінчення строку, а корінець з позначкою про повернення залишається в обліку. Наслідки простроченого корінця для обліку суто контрольні: невозвращений бланк показує, що цінності або отримані й документи загублені, або бланк використаний поза обліком, і за результатами інвентаризації це доведеться пояснювати.

Реєстрація та облік: журнал М-3 і Єдиний реєстр довіреностей

Реєстрація виданих довіреностей ведеться у Журналі реєстрації довіреностей за формою № М-3. Порядок реєстрації виданих, повернутих і використаних довіреностей на одержання цінностей визначає Інструкція № 99: кожен бланк отримує номер, дату видачі, відомості про одержувача та постачальника, а після використання в журналі роблять відмітку про отримання цінностей або повернення невикористаного бланка.

Внесення запису до журналу М-3 виглядає так: при видачі заповнюють номер і дату довіреності, ПІБ одержувача, постачальника та підставу отримання; при поверненні цінностей відмічають номери прибуткових документів; при анулюванні бланк повертається і позначається як невикористаний. Форма М-2б без корінців якраз і розрахована на такий журнальний облік.

Єдиний реєстр довіреностей, посвідчених у нотаріальному порядку, це окрема система, яка стосується нотаріальних довіреностей, а не бланків М-2. У реєстрі фіксуються посвідчені нотаріусом довіреності та їх скасування, що дозволяє третім особам перевірити чинність документа. Якщо ваша довіреність на отримання ТМЦ підписана керівником і не засвідчена нотаріусом, до цього реєстру вона не потрапляє, і перевірити її можна лише за обліковими записами підприємства.

Коли довіреність не потрібна: відпуск ТМЦ без довіреності та документи-замінники

У яких випадках цінності можуть відпускатися без довіреності? Питання розпадається на два: що дозволяє закон і що вимагає постачальник. Указ Президента України № 817/98 дозволив відпускати цінності без довіреності, коли одержувача підтверджують інші документи, а роз’яснення Мінфіну, зокрема Лист № 31-04200-30-5/7021 від 09.12.2003, уточнювали застосування довіреностей на отримання ТМЦ на практиці.

Ситуація	Довіреність	Чим підтверджується одержувач
Товар відпускається за товарним чеком одержувачу-фізособі	Не потрібна	Товарний чек з підписом
Працівник отримує цінності в межах трудових обов’язків за ТТН	Залежить від постачальника	ТТН, посадові обов’язки, перепустка
Цінності отримує керівник підприємства-покупця	Не потрібна	Статут, витяг, паспорт, наказ
Товар отримує стороння особа за рахунком підприємства	Потрібна	Бланк М-2 або власна форма
Постачальник у договорі прописав обов’язковість довіреності	Потрібна	Умови договору мають пріоритет

Які цінності відпускаються тільки за довіреністю? Класична відповідь: ті, що відпускаються сторонній особі від імені підприємства за документами, в яких одержувач не може бути ідентифікований інакше. На практиці межу визначає постачальник: якщо його внутрішні правила вимагають довіреність на будь-який відпуск, суперечка на складі виграє той, у кого бланк із собою.

Практичний висновок з матриці: вимоги постачальника і вимоги закону не завжди збігаються. Закон дозволяє відпуск без довіреності за товарним чеком, але якщо ваш контрагент бачить у цьому ризик, він має право відмовити у відпустці. Бухгалтеру дешевше тримати запас бланків М-2, ніж доводити постачальнику правоту в теорії представництва.

Виправлення помилок, припинення та скасування довіреності

Помилка в довіреності на отримання ТМЦ майже завжди означає один сценарій: бланк анулюється і виписується новий. Виправлення одним рядком «виправленому вірити» тут не працює, бо документ суворої звітності з корінцем має залишатися ідентичним у всіх частинах. Найчастіші помилки: пропущена дата видачі (нагадаємо, без неї довіреність нікчемна за ст. 247 ЦК), розбіжність переліку цінностей з рахунком постачальника, помилка в ПІБ одержувача.

Підстави припинення довіреності визначає ст. 249 ЦК України: закінчення строку, скасування довіреності особою, яка її видала, відмова представника від повноважень, припинення юридичної особи або смерть представника. Скасувати довіреність можна в будь-який момент до отримання цінностей: особа, яка видала довіреність, повідомляє про скасування представника та постачальника, якому документ пред’являвся. Для нотаріальних довіреностей скасування реєструється в Єдиному реєстрі довіреностей, що робить скасування публічно перевіреним.

Для бланків М-2 процедура простіша: невикористаний бланк повертається в бухгалтерію, у журналі М-3 робиться відмітка про анулювання, корінець погашається. Головне не залишати «забутих»

Розділи бланків довіреностей

• Довіреність на отримання документів
• Довіреність на представництво
• Довіреність на авто