Довіреність на отримання документів — зразок 2026 року

Бланк і реквізити для побутових доручень — також у довіреності на отримання документів і товар; хаб розділу — бланки довіреностей.

Довіреність на отримання документів — це письмове уповноваження, за яким одна особа (довіритель) доручає іншій (повіреному) отримати документи від свого імені. Форма та порядок видачі довіреностей визначені Цивільним кодексом України, а правила нотаріального посвідчення: Законом України «Про нотаріат». Нижче: реквізити, строк дії, типові помилки та зразок 2026 року з розбором кожного поля.

Види довіреностей: разова, спеціальна, генеральна

Обсяг повноважень визначає вид документа. Для отримання документів у більшості випадків достатньо разового варіанту, і ось чому: він чітко обмежує і предмет, і строк, тож контрагенту простіше перевірити повноваження.

Хто може бути довірителем і повіреним

Довірителем може бути дієздатна фізична особа або юридична особа, від імені якої діє керівник чи уповноважена особа. Повіреним: фізична особа з повною цивільною дієздатністю; для представництва в окремих установах можуть вимагати додаткові підтвердження. Дані особи ідентифікують за паспортом громадянина України та РНОКПП, а для підприємств: за ЄДРПОУ.

Коли потрібна довіреність на отримання документів

Довіреність потрібна щоразу, коли документи отримує не та особа, на яку вони оформлені або яка їх запитувала. Типові ситуації: архівні довідки, листи та справи з установ, документи органів ДРАЦС, кореспонденція від контрагентів.

Сценарій: отримання архівної довідки через представника. Ситуація: людина проживає в іншому місті, їй потрібна архівна довідка з обласного архіву. Кроки: представник подає письмову заяву з нотаріально засвідченим дорученням, адже така інформація видається на підставі письмової заяви особисто або через довірену особу; запит реєструють. Якщо подавати звернення електронно через Дію, для послуги потрібні заява та копія паспорта (дані Дія.Гайд, перевірено 11.09.2026). Результат: запитувана інформація надається протягом 30 днів з дня реєстрації запиту (дані Львівської ОДА, перевірено 11.09.2026).

Документи та повноваження, які можна передати за довіреністю

У тексті перелічують конкретні дії: отримати документи, розписатися в журналах, подати супровідні заяви. Якщо документи призначені для використання за кордоном, на довіреність або на самі документи може знадобитися апостиль: штрих, що підтверджує походження документа для країн-учасниць Гаазької конвенції. Проставлення апостиля окрема процедура, тож закладіть на неї час у плануванні.

Обов’язкові реквізити довіреності та наслідки помилок

Мінімальний набір реквізитів: дата вчинення, місце складання, ПІБ та паспортні дані довірителя і повіреного, РНОКПП кожної сторони, для підприємств: ЄДРПОУ та посада підписанта, перелік повноважень, підписи. Дата: критичний реквізит. Без неї довіреність нікчемна за ст. 247 Цивільного кодексу України, і Верховний Суд послідовно застосовує цей підхід: дії за недатованим документом кваліфікуються як вчинені без повноважень.

Виправлення помилок у довіреності законом не передбачене, тому за будь-якої неточності в паспортних даних чи РНОКПП документ складають заново. На підприємствах ведуть журнал реєстрації довіреностей: це вимога до первинного обліку, яка полегшує контроль виданих повноважень.

Строк дії довіреності

Строк визначає довіритель самостійно: від одного дня до кількох років. Якщо строк не зазначений, довіреність діє до її скасування або настання підстав припинення за Цивільним кодексом України. Практична порада: для разових дій ставте строк із запасом у кілька тижнів, адже установи можуть затримувати видачу документів.

Нотаріальне засвідчення: коли обов’язкове і хто може посвідчити замість нотаріуса

За ст. 245 Цивільного кодексу України нотаріального посвідчення потребують довіреності на правочини з обов’язковою нотаріальною формою та довіреності в порядку передоручення. Для отримання звичайних документів закон не вимагає нотаріальної форми, але установи нерідко встановлюють власну вимогу. Особливості посвідчення роз’яснив Мін’юст у листі від 22.01.2014 «Особливості нотаріального посвідчення довіреності» (N0001323-14); текст роз’яснення опублікований у базі Мін’юсту та доступний на порталі zakon.rada.gov.ua.

Якщо нотаріуса в населеному пункті немає, ст. 55 Закону України «Про нотаріат» дозволяє звернутися до прирівняних осіб:

Довіреність для використання за кордоном додатково апостилюється, якщо країна призначення учасниця Гаазької конвенції.

Право передоручення повноважень

Передоручення, це передача повноважень повіреним третій особі. Воно можливе лише тоді, коли це прямо передбачене у довіреності або коли повірений змушений це зробити для охорони інтересів довірителя. Довіреність, що видається в порядку передоручення, обов’язково підлягає нотаріальному посвідченню, і про передоручення треба повідомити довірителя.

Довіреність від юридичної особи та довіреність на ТМЦ (форма М-2)

Довіреність від імені юридичної особи підписує керівник або інша уповноважена особа, із зазначенням ЄДРПОУ та посади. Перед видачею звірте дані підписанта з відомостями ЄДРПОУ: якщо керівник змінився, а відомості в реєстрі не оновлені, контрагент має підстави не прийняти документ. Оновлення відомостей про юридичну особу держреєстратор проводить за плату: 0,3 прожиткового мінімуму для працездатних осіб на 1 січня року подання, округленого до 10 грн (дані Дія.Гайд, перевірено 11.09.2026).

Тут критично розмежовувати два випадки. Для отримання документів достатньо довіреності у вільній письмовій формі з обов’язковими реквізитами. Для отримання товарно-матеріальних цінностей від постачальника застосовується Типова форма № М-2, видана матеріально відповідальній особі. Форма М-2 не призначена для документів, а вільна форма не замінює М-2 при отриманні ТМЦ: плутанина тут часта причина відмови на складі. Видані довіреності реєструють у журналі реєстрації довіреностей, копії підшивають до нього.

Електронна довіреність з КЕП та ЕДО

Довіреність у документообігу з контрагентами можна оформити електронно: документ підписується кваліфікованим електронним підписом (КЕП) і передається через систему електронного документообігу (ЕДО). Отримувач перед прийняттям перевіряє чинність КЕП підписанта та його повноваження. Для взаємодії з державними сервісами зручний варіант: підписані документи в додатку Дія, де КЕП зберігається у хмарі. Умову про обмін електронними довіреностями варто закріпити в договорі з контрагентом.

Скасування та припинення дії довіреності

Довіритель може скасувати довіреність у будь-який час, а повірений: відмовитися від неї. Дія також припиняється зі спливом строку, виконанням повноважень, смертю довірителя чи повіреного, ліквідацією юридичної особи. Після скасування доцільно повідомити установу, з якою повірений працював, інакше документи, отримані добросовісно, можуть вважатися виданими належній особі.

Зразок довіреності 2026 року та бланк для завантаження

Зразок 2026 року за структурою не відрізняється від попередніх років: змінюються лише дані сторін і строки. Перед видачею пройдіть чек-лист самоперевірки:

1. Дата вчинення зазначена повністю (число, місяць, рік): без неї документ нікчемний.
2. ПІБ, паспортні дані та РНОКПП довірителя і повіреного збігаються з оригіналами документів.
3. Для підприємства вказані ЄДРПОУ, посада та ПІБ підписанта, а дані підписанта збігаються з відомостями ЄДРПОУ.
4. Повноваження сформульовані конкретно: який документ, з якої установи, які супровідні дії дозволені.
5. Строк дії відповідає очікуваному часу отримання документів.
6. Якщо потрібне нотаріальне посвідчення або апостиль: це передбачено в плані оформлення.
7. Для ТМЦ обрано Типову форму № М-2, для документів: вільну форму.
8. Довіреність зареєстрована в журналі реєстрації, копія підшита.

Такий документ приймають без зайвих запитань: у нього є все, що перевіряє отримувач, і нічого, що дає підставу для відмови.

Дивіться також

• Хаб бланків довіреностей
• Довіреність на представництво
• Довіреність на авто