Довіреність на отримання документів і товару: зразок заповнення

Примітка: готовий бланк — довіреність на отримання документів (бланк); хаб — бланки довіреностей. Нижче — визначення і правила.

Що таке довіреність на отримання документів

Довіреність на отримання документів — це письмове уповноваження, за яким одна особа доручає іншій забрати за неї папери, посилки або товар. Визначення дає Цивільний кодекс України: стаття 244 ЦК України визначає довіреність як письмовий документ, що видається однією особою іншій для представництва перед третіми особами. Складається документ за пів години і без юриста: головне не пропустити обов’язкові реквізити, про які нижче.

Які документи можна отримати за довіреністю

Представник може забрати документи про освіту (диплом, атестат, додаток), свідоцтва та довідки ДРАЦС, витяги з Державного реєстру прав на нерухоме майно, поштову кореспонденцію, трудову книжку, медичні висновки. Список ширший, ніж здається: навіть у держреєстрації бізнесу без особистої присутності не обійтися без цього паперу. Наприклад, у переліку документів для набуття статусу резидента Дія Сіті заява подається разом із довіреністю, якщо діяти буде представник (джерело: офіційний гайд Дія Сіті, перевірено 13.09.2026). У будівельній сфері пакет для реєстрації СМП в ЄДЄСБ включає технічні умови, МВО, завдання на проєктування та експертний звіт (джерело: e-construction.gov.ua, перевірено 13.09.2026), і частину таких паперів теж може забрати уповноважена особа.

Окремий різновид: довіреність на отримання ТМЦ, де крім даних сторін перелічують товар, кількість та одиниці виміру. Чим точніше перелік, тим менше питань у того, хто видає документ.

Коли потрібна довіреність на отримання документів

Типові ситуації: ви в іншому місті чи за кордоном, хворієте, не можете відлучитися з роботи, а документ чекає саме на вас. Компанії видають такі довіреності співробітнику, який їде за товаром або документами до контрагента. Якщо паралельно оформлюєте кадрові папери, зразки заяви на відпустку та заяви на звільнення вже готові в сусідніх розділах.

Проста письмова чи нотаріальна: що приймуть у різних інстанціях

Головна дилема: чи йти до нотаріуса. Відповідь залежить від інстанції, тому звіряйте вимоги заздалегідь. Орієнтовна таблиця:

Інстанція	Проста письмова форма	Нотаріальна форма
Пошта, кур’єрка, навчальний заклад	зазвичай достатньо	приймуть без питань
Роботодавець (трудова книжка)	зазвичай достатньо	приймуть
ДРАЦС	найчастіше не приймуть	потрібна
Банк	найчастіше не приймуть	потрібна
Суд	залежить від виду провадження	потрібна
Державний реєстр прав (реєстратор)	найчастіше не приймуть	потрібна

Таблиця орієнтовна: внутрішні правила конкретного органу чи відділення можуть відрізнятися, тож телефонуйте перед візитом.

Зразок довіреності на отримання документів від фізичної особи

Ось повністю заповнений зразок, який можна переписати під себе:

ДОВІРЕНІСТЬ м. Київ, 15 березня 2026 року Я, Коваленко Олена Петрівна, 14.05.1988 р.н., паспорт громадянина України серії АБ № 123456, виданий 20.06.2008, РНОКПП 2880514455, яка проживає: м. Київ, вул. Хрещатик, 1, кв. 2, доручаю Гриценку Івану Сергійовичу, 02.02.1990 р.н., паспорт громадянина України серії ВГ № 654321, РНОКПП 3010205566, отримати в приймальній комісії мого університету диплом бакалавра та додаток до нього, підписувати від мого імені необхідні заяви та відомості, робити все необхідне для виконання цього доручення. Строк дії довіреності: до 15 березня 2027 року. Передоручення не дозволяється. Підпис: Коваленко О.П.

Назву закладу та документів підставте свої: саме конкретика відрізняє робочу довіреність від паперу, який повертають.

Довіреність від юридичної особи: заповнений зразок

Від імені компанії документ підписує директор або уповноважена особа. Обов’язкові елементи: повне найменування та код ЄДРПОУ, підстава повноважень підписанта, посада, підпис і печатка за наявності.

ДОВІРЕНІСТЬ № 14 м. Львів, 15 березня 2026 року Товариство з обмеженою відповідальністю «Зоря», код ЄДРПОУ 12345678, місцезнаходження: м. Львів, вул. Городоцька, 10, в особі директора Шевченка Андрія Миколайовича, що діє на підставі Статуту, доручає менеджеру логістики Бондаренко Ользі Вікторівні, паспорт громадянина України серії ДЕ № 778899, РНОКПП 2950308444, отримувати від постачальників товарно-матеріальні цінності згідно з накладними, підписувати товарно-транспортні документи та акти приймання. Строк дії: один рік з дати видачі. Передоручення не дозволяється. Директор: підпис Шевченко А.М. Печатка ТОВ «Зоря»

Якщо печатки у компанії немає, зазвичай достатньо підпису керівника: вимогу ставити відбиток визначає сторона, яка приймає документ.

Складання довіреності у довільній формі

Закон не вимагає спеціального бланка: довіреність у довільній формі пишуть від руки або набирають на комп’ютері на звичайному аркуші. Юридичну силу має не формат паперу, а набір реквізитів: дата, дані обох сторін, перелік повноважень, строк і власноручний підпис. Друкований текст із живим підписом приймають так само, як рукописний.

Довільна форма має межі: якщо інстанція наполягає на нотаріальному посвідченні, простий письмовий варіант не врятують ані ідеальний почерк, ані печатка. Тому алгоритм простий: спершу дізнайтеся вимоги органу, куди підете, і лише потім обирайте форму.

Формулювання повноважень під конкретний документ

Розмите «отримувати документи» провокує відмови. Пишіть конкретно:

• «отримати поштову кореспонденцію на моє ім’я у відділенні № … поштового оператора»;
• «отримати інформаційну довідку та витяг з Державного реєстру прав про зареєстровані речові права на квартиру за адресою …»;
• «отримати повторне свідоцтво про народження у відділі ДРАЦС …»;
• «отримати копію судового рішення у справі № … та відмітку про набрання ним законної сили»;
• «отримати товар за накладною № … у кількості …».

Стосовно судових паперів корисна деталь: інформацію про набрання рішенням законної сили можна перевірити в Єдиному державному реєстрі судових рішень (джерело: 7aac.gov.ua, перевірено 13.09.2026). Тож представник приходить до суду вже з розумінням, чи видадуть відмітку, і формулювання в довіреності краще писати з урахуванням цього.

Нотаріус, реєстрація та плата

Нотаріус перевіряє особу довірителя, його дієздатність і засвідчує підпис. Довіреності на правочини, що підлягають державній реєстрації, нотаріус вносить до Єдиного реєстру довіреностей: запис підтверджує чинність документа. Нотаріальна форма дає й додаткові можливості за межами отримання паперів: за нотаріально посвідченим договором позики при неповерненні боргу позикодавець може звернутися до нотаріуса за виконавчим написом без судового процесу (джерело: судова влада України, перевірено 13.09.2026).

Плата складається з державного мита та тарифу нотаріуса, тому точну суму називають у конторі перед оформленням. Проста письмова форма не коштує нічого: достатньо ручки й аркуша. Онлайн-конструктори на кшталт FastDoc дають порожній шаблон, але не підкажуть, чи прийме його конкретна інстанція, тож вимоги звіряйте самостійно.

Строк дії довіреності

Строк дії прописуйте явно: конкретною датою («до 15 березня 2027 року») або періодом («на один рік з дати видачі»). Формулювання «до повного виконання» без дати уникайте: без кінцевої межі у установи виникають питання, а у представника зникає мотивація поспішати. Якщо строк не вказаний зовсім, документ формально не втрачає сили автоматично, але на практиці органи охочіше приймають довіреність із чіткою датою.

Строк має сенс прив’язувати до події: отримання диплома зазвичай вкладається в кілька місяців, а ось довіреність на систематичне отримання ТМЦ від постачальників вигідніше видати на рік. Пам’ятайте й про передоручення: повноваження, передані третій особі, не можуть виходити за межі строку основної довіреності.

Передоручення та відкликання

Якщо хочете дозволити представнику передати повноваження третій особі, зазначте «з правом передоручення», інакше передоручення неможливе. Довіреність можна відкликати будь-коли: повідомте представника та орган, куди подаватимуть документ, і попросіть повернути оригінал. Підстави припинення дії перелічені у Цивільному кодексі України, серед них скасування довірителем, відмова представника та закінчення строку.

Сценарій: батько отримує диплом сина в іншому місті

Ситуація: син закінчив університет у Львові, сам приїхати не може. Кроки: син удома заповнює довіреність за зразком вище, вказує назву вишу та «диплом бакалавра з додатком»; батько з паспортом приходить в деканат; секретар звіряє дані й залишає оригінал у себе. Результат: документи на руках за один візит, без нотаріуса і зайвих поїздок. Якби йшлося про свідоцтво ДРАЦС або витяг з Державного реєстру прав, знадобилася б нотаріальна форма. Ще більше готових формулювань зібрано в розділі Зразки заяв та документів.