Заява на відпустку

Актуально на: 2026-09-03

Заява на відпустку: це письмове звернення працівника до роботодавця з проханням надати певний вид відпустки. Затвердженого державою бланка не існує, тому робочий зразок заяви на відпустку зводиться до реквізитів: кому адресовано, від кого, який вид і дати, підпис і дата. Нижче зібрано готовий текст, таблицю реквізитів і строки подачі за КЗпП та ЗУ «Про відпустки».

Коротка відповідь: якщо відпустка за графіком, окрема заява часто формальна, бо роботодавець сам зобов’язаний письмово повідомити про дату початку не пізніше ніж за 2 тижні (ст. 10 ЗУ «Про відпустки»). Поза графіком пишіть заяву із зазначенням виду, дат і підстави. Нотаріус не потрібен: достатньо власноручного підпису.

Скачати зразок: заява на відпустку: .docx · .pdf (≤ 200 KB). Якщо не впевнені, що заповнили правильно, посвідчте заяву у нотаріуса або замовте перевірку юриста.

Сторінка входить у добірку заяви працівника; суміжні випадки: заява на звільнення і відпустка за власний рахунок.

Що це за документ і який вид відпустки вказати

ЗУ «Про відпустки» розрізняє щорічну основну (не менше ніж 24 календарні дні за відпрацьований рік, ст. 6), щорічні додаткові, соціальні та відпустки без збереження заробітної плати (ст. 25–26). У заяві пишіть саме ту назву виду, що у законі та графіку відпусток: від цього залежать оплата, тривалість і зарахування до стажу.

Обов’язкові реквізити заяви на відпустку

Оформлення за ДСТУ 4163:2020: адресат, заявник, підпис і дата. Що перевірити перед подачею:

Реквізит	Де взяти	Типова помилка
Адресат: посада та ПІБ керівника	Наказ про призначення	«Директору» без ПІБ і назви організації
Заявник: посада, підрозділ, ПІБ	Трудовий договір, штатний розпис	Лише прізвище без посади
Вид відпустки: точна назва за законом	ст. 4–13 ЗУ «Про відпустки», графік	Просто «відпустка» без виду
Дата початку і кількість календарних днів	Графік відпусток, домовленість	Робочі дні замість календарних
Підстава (за графіком / у зручний час)	Графік, ст. 39 КЗпП	Немає посилання на підставу
Власноручний підпис і дата подання	немає	Без дати неможливо довести строк подачі

Строк подачі та виплата відпускних

Черговість відпусток визначає графік відпусток: роботодавець затверджує його заздалегідь, доводить до відома працівників, а потім письмово попереджає про дату початку відпустки не пізніше ніж за два тижні (ст. 10 ЗУ «Про відпустки»). Коли час підходить за графіком, заява потрібна кадровій службі як підстава для наказу.

Параметр	Число	Норма
Щорічна основна відпустка	не менше ніж 24 календарні дні	ст. 6 ЗУ «Про відпустки»
Безперервна частина при поділі	не менше 14 календарних днів	ст. 12 ЗУ «Про відпустки»
Письмове повідомлення про початок	не пізніше ніж за 2 тижні	ст. 10 ЗУ «Про відпустки»
Виплата відпускних	не пізніше ніж за 3 дні до початку	ст. 21 ЗУ «Про відпустки»
Без збереження зарплати за сімейними обставинами	не більше 15 календарних днів на рік	ст. 84 КЗпП
Свята й неробочі дні в межах відпустки	не враховуються у тривалість	ст. 5 ЗУ «Про відпустки»
Ненадання повної тривалості два роки підряд	заборонено	ст. 11 ЗУ «Про відпустки»

Якщо відпустка потрібна поза графіком

Пишіть заяву з посиланням на підставу: сімейні обставини, лікування, навчання. Рішення за роботодавцем, якщо таких дат у графіку немає. Виняток: категорії, яким за ст. 39 КЗпП щорічну відпустку надають у зручний час (зокрема жінки з двома і більше дітьми до 15 років, особи до 18 років); у заяві прямо пишіть «у зручний для мене час». Для відпустки без збереження зарплати окремим категоріям (інваліди, пенсіонери за віком тощо) достатньо послатися на ст. 25 ЗУ «Про відпустки»: відмовити не можуть.

Строк виплати відпускних: що перевірити

Відпускні виплачують не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 21 ЗУ «Про відпустки»). Заява «за день» не означає порушення, але бухгалтерія встигає провести розрахунок лише коли документ надійшов завчасно. Якщо розрахунок не встигають, краще перенести дати, ніж вступати у суперечку. Норма: ст. 21 ЗУ «Про відпустки».

Зразок заяви на щорічну відпустку (текст)

Універсальний шаблон і для заяви на відпустку у 2026 році: змінюйте рік і дати, реквізити ті самі.

Директору ТОВ «Приклад»
Коваленку І. П.
від старшого інженера відділу
постачання Сич Марини Олександрівни
(таб. № 014)

Заява

Прошу надати мені щорічну основну відпустку
тривалістю 14 календарних днів з 03.08.2026
по 16.08.2026 відповідно до графіка відпусток
на 2026 рік.

01.07.2026      (підпис)      М. О. Сич

Для відпустки без збереження замініть вид і підставу: «…без збереження заробітної плати тривалістю 5 календарних днів у зв’язку з сімейними обставинами (ст. 84 КЗпП)».

Як подати заяву: 4 кроки

1. Визначте вид і тривалість за статтями ЗУ «Про відпустки» та своїм стажем.
2. Звірте дати з графіком відпусток: він обов’язковий для обох сторін.
3. Заповніть заяву за таблицею реквізитів: вид, дати, підстава, підпис, дата.
4. Подайте та зафіксуйте прийняття: далі наказ і виплата відпускних за 3 дні до початку.

Чек-лист: погодьте дату з керівником і залиште собі копію з відміткою про прийняття: вхідний номер, дата, підпис.

FAQ

Як правильно написати заяву на відпустку?

Почніть із шапки у верхньому правому куті: посада, назва організації та ПІБ керівника; нижче ваша посада, підрозділ і ПІБ. Посередині слово «Заява», далі прохання надати конкретний вид відпустки, дату початку, кількість календарних днів і за потреби підставу. Завершують документ власноручний підпис із розшифровкою та дата подання. Набір реквізитів відповідає ДСТУ 4163:2020 і достатній для більшості підприємств.

Як написати заяву на відпустку у 2026 році?

Змініть у шаблоні рік і дати: формулювання реквізитів не залежить від року. Вкажіть точну назву виду відпустки за ЗУ «Про відпустки», дату початку і кількість календарних днів. Якщо відпустка за графіком на 2026 рік, додайте посилання на нього: «відповідно до графіка відпусток на 2026 рік». Це спрощує видання наказу і захищає вас у разі перенесення дат.

Чи пишеться заява від руки, чи можна друкувати?

Законодавство про працю не вимагає рукописної форми: заяву можна написати від руки або роздрукувати. Юридичне значення мають власноручний підпис працівника і дата подання. На практиці кадрові служби часто просять рукописний варіант, а друкарські шаблони поширені у великих компаніях. Якщо сумніваєтеся у форматі, уточніть вимоги у відділі кадрів заздалегідь.

За скільки днів до відпустки подавати заяву?

Якщо відпустка за графіком, окрема заява часто не потрібна: роботодавець сам письмово повідомляє про дату початку не пізніше ніж за два тижні (ст. 10 ЗУ «Про відпустки»). Заява необхідна, коли відпустка поза графіком, ділиться на частини або переноситься. Орієнтуйтеся на два тижні: кадрова служба встигне видати наказ, а бухгалтерія розрахує відпускні.

Коли виплачують відпускні?

Відпускні мають виплатити не пізніше ніж за три дні до початку відпустки (ст. 21 ЗУ «Про відпустки»). Тому заяву подавайте з запасом: кадровій службі потрібен час на наказ, а бухгалтерії на розрахунок середньої зарплати. Якщо виплату не встигли провести, простіше перенести дату початку відпустки за взаємною згодою сторін.

Сусідні зразки і джерела

Сусідні зразки: усі зразки заяв, бланки й шаблони.

Джерела: КЗпП України · Закон України «Про відпустки» № 504/96-ВР.