Заява на відпустку: зразок 2026 та правила оформлення

Право на відпустку гарантоване Конституцією України, а порядок її надання визначає Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР і Кодекс законів про працю України. Навіть якщо дата внесена у графік відпусток, письмова заява залишається підставою для видання наказу, тому її правильне оформлення економить час і працівнику, і кадровику. Нижче розібрані всі типові види заяв, порівняльна таблиця, реальний сценарій відмови та реквізити, на які найчастіше помиляються. Якщо потрібні інші документи, на головній сторінці зібрані зразки заяв та документів.

Заява на щорічну основну відпустку

Заява про надання щорічної основної відпустки пишеться на ім’я керівника: посада та ПІБ у родовому відмінку, далі ваші дані, а в тексті прохання надати відпустку із зазначенням виду, тривалості в календарних днях і дати початку. Якщо дата збігається з графіком, заява радше формальність, але без неї бухгалтер не проведе оплату.

Щорічну відпустку можна ділити на частини, за однієї умови: основна безперервна частина має бути не менше 14 календарних днів (ст. 12 Закону № 504/96-ВР). У заяві на частину відпустки просто вкажіть меншу кількість днів, наприклад 7 або 14, а решту можна використати пізніше, хоч по одному дню.

Наказ про надання відпустки

Підставою для фактичного відходу у відпустку є наказ (розпорядження) про надання відпустки, який роботодавець видає після заяви або після повідомлення за графіком. Працівника з наказом ознайомлюють під підпис, і саме з дати в наказі починається відлік днів відпустки. Якщо наказу немає, а ви не виходите на роботу, юридично це прогул, тому завжди переконайтеся, що документ виданий до початку відпустки.

Відпустка без збереження зарплати

Заява про надання відпустки без збереження заробітної плати потрібна, коли днів щорічної відпустки бракує або працівник хоче вирішити особисті питання за свій рахунок. У тексті обов’язково зазначте причину: сімейні обставини, догляд за хворим родичем, навчання. Закон розрізняє дві ситуації: у випадках, передбачених законом або колективним договором, роботодавець зобов’язаний надати таку відпустку, а в решті випадків потрібна його згода. Тому причину краще формулювати конкретно, з посиланням на підставу, якщо вона є.

Додаткова відпустка держслужбовцю

Державним службовцям за стаж роботи надається додаткова оплачувана відпустка. Заява оформлюється за загальними реквізитами, але в тексті варто вказати стаж державної служби, який дає право на додаткові дні, і додати підтвердження з особової справи, якщо кадровик його вимагає. Тривалість залежить від стажу, тому точну кількість днів підкаже кадрова служба за вашою випискою.

Продолження щорічної відпустки

Якщо під час відпустки ви захворіли, її продовжують на кількість днів лікарняного. Після виходу подайте заяву про продовження щорічної відпустки та додайте листок непрацездатності. Без цих двох документів дні хвороби не переносяться, а відсутність після закінчення відпустки формально виглядає як прогул, тому не зволікайте з документами.

Графік відпусток і черговість

Графік відпусток затверджується роботодавцем щороку і є обов’язковим для обох сторін трудового договору. Конкретні дати в межах графіка узгоджуються між працівником і роботодавцем, а деталі зазвичай прописують у локальному Положенні про відпустки підприємства. Якщо вашої дати в графіку немає, заява стає не формальністю, а документом, яким ви просите про позачергову відпустку, і тут вже потрібна згода керівника.

Повідомлення про дату початку відпустки

Коли відпустка йде за графіком, роботодавець має письмово повідомити працівника про дату її початку не пізніше ніж за два тижні. Це повідомлення про дату початку відпустки: у ньому вказують вид відпустки, кількість днів і перший день. Заява в такій ситуації часто взагалі не потрібна, достатньо наказу на підставі повідомлення, але на практиці багато підприємств просять написати її «для порядку».

Додаткова відпустка працівникам з дітьми

Заява про надання додаткової відпустки працівникам, які мають дітей, подається разом зі свідоцтвами про народження. Така соціальна відпустка надається щороку до досягнення дитиною певного віку і не залежить від графіка: її надають у зручний для працівника час. На двох дітей оформлюють одну заяву, додавши обидва свідоцтва, а тривалість визначають за віком кожної дитини.

Відпустка з подальшим звільненням

Можна написати одну заяву, де прохання про відпустку поєднується з проханням звільнити: датою звільнення вважається останній день відпустки. При цьому роботодавець має провести остаточний розрахунок і виплатити компенсацію за всі невикористані дні в день звільнення, тобто фактично до кінця відпустки. Детальніше про саму процедуру розірвання договору читайте в матеріалі заява на звільнення.

Відпустка за декілька робочих років

Невикористані дні щорічної відпустки не згорають: вони накопичуються, і працівник може просити надати відпустку за минулі роки одразу, наприклад 24 дні за кожен з двох років. У заяві тоді вказують загальну кількість днів і бажано розшифрувати, за які періоди вони накопичилися, щоб кадровик звірив розрахунок.

Компенсація за невикористану відпустку

При звільненні працівнику виплачують грошову компенсацію за всі невикористані дні щорічної відпустки і додаткової відпустки на дітей. Під час роботи замінити відпустку грошима можна лише частково: компенсації підлягають дні понад норму основної відпустки. Замість окремої заяви на компенсацію при звільненні достатньо самого наказу про звільнення, бухгалтерія рахує дні автоматично.

Порівняння видів заяв на відпустку

Сценарій: роботодавець відмовляє у відпустці не за графіком

Ситуація: працівниця подала заяву на 14 днів щорічної відпустки поза графіком, щоб поїхати до родини, керівник усно відмовив і заяву не підписав.

Кроки: вона зареєструвала другий примірник заяви у канцелярії з вхідним номером, письмово виклала причину терміновості та звернулася до профспілки. Паралельно підготувала звернення до територіального органу Держпраці, додавши копію зареєстрованої заяви.

Результат: після втручання профспілки сторони узгодили компромісну дату, а відмова без письмового обґрунтування була зафіксована. Головний висновок: без доказів подання заяви захистити своє право практично неможливо, тому реєстрація вхідного номера або надсилання рекомендованим листом обов’язкові.

Реквізити, через які заяви повертають на доопрацювання

Найпоширеніша проблема: шапка. Посада та ПІБ керівника пишуться у родовому відмінку («директору ТОВ «Весна» Іваненку О. П.»), а не в називному. Далі йдуть ваші посада і ПІБ також у родовому відмінку. У тексті прохання має містити три елементи: вид відпустки, тривалість у календарних днях, дату початку. Без будь-якого з них кадровик повертає документ.

Друга група помилок стосується дати та підпису: дата складання ставиться в день подання, а не в день початку відпустки, підпис має бути власноручним. Якщо документ подає представник, оформіть окремо довіреність на представництво інтересів, інакше кадровик має право не приймати заяву від третьої особи.

Готові шаблони інших документів, включно зі звільненням і дорученнями, зібрані на головній сторінці сайту: там же можна перевірити, які реквізити потрібні для кожного типу заяви.