Заява про видачу витягу з ДРАЦС: зразок

Витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, це офіційна інформація з актового запису, яку видають на підставі заяви (запиту) про надання витягу з Реєстру. Порядок визначає Закон України «Про державну реєстрацію актів цивільного стану» та Правила державної реєстрації актів цивільного стану в Україні, затверджені Міністерством юстиції України. Нижче: зразок заяви з розбором кожного поля, перелік документів, способи подання, плата, строки та типові причини відмови.

Що таке витяг з ДРАЦС і чим він відрізняється від свідоцтва

Витяг, це довідка про відомості, які містяться в актовому записі: народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені чи смерть. Актові записи ведуть відділи державної реєстрації актів цивільного стану, а реєстр у цілому координує Міністерство юстиції України. На відміну від свідоцтва, витяг можна замовляти багаторазово, і саме його найчастіше просять нотаріуси, банки та суди.

Свідоцтво видається один раз на підставі запису і має захищений бланк. Якщо воно втрачене або зіпсоване, замість нього видають повторне свідоцтво. Витяг же лише відтворює інформацію з Реєстру. Щоб не оплатити зайву послугу, порівняйте обидва варіанти:

Витяги бувають двох основних видів: повний витяг з Реєстру, який містить усі відомості актового запису, та витяг окремого змісту, де лише частина даних. Для документів, що виїжджають за кордон, на витяг ставлять апостиль.

Хто може отримати витяг

Право на витяг залежить від того, чий це запис і ким ви приходитеся особам у ньому. Звернутися можуть:

• особа, щодо якої складено актовий запис;
• батьки, усиновители, опікуни або піклувальники щодо записів дитини;
• родичі померлого та спадкоємці щодо запису про смерть;
• представник за нотаріальною довіреністю.

Найбільше питань виникає з записами про смерть. Право на витяг потрібно підтвердити документом: свідоцтвом про народження чи шлюб, якщо воно доводить спорідненість, заповітом або свідоцтвом про право на спадщину. Банки та інші організації самі витяг не замовляють: документ отримує конкретна фізична особа, яка доводить своє право.

Заява про видачу витягу з ДРАЦС: зразок і заповнення кожного поля

Бланк називається «Заява (запит) про надання витягу з Реєстру». Його видають у відділі ДРАЦС та ЦНАП, а зразки заяв, які подаються до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, розміщені на сайті Міністерства юстиції України та на Порталі Дія. Заповнюйте роздрукований або виданий бланк ручкою, без виправлень. Розбір полів:

1. ПІБ заявника. Як у паспорті, без скорочень. Якщо подає представник, вказують і його дані, і дані особи, за якою він діє.
2. Паспорт і РНОКПП. Серія, номер, ким і коли виданий, ідентифікаційний код. Це ідентифікує заявника в Реєстрі.
3. Адреса для листування. Сюди надішлють відповідь, якщо ви обрали отримання поштою. Перевірте індекс.
4. Тип актового запису. Народження, шлюб, розірвання шлюбу, зміна імені, смерть. Від цього залежить, який відділ шукатиме запис.
5. Реквізити запису. Дата і місце реєстрації, прізвище, ім’я, по батькові осіб у записі, номер запису, якщо він вам відомий. Дані беруть зі свідоцтва або інших наявних документів: чим повніше поле, тим швидше знайдуть запис.
6. Вид витягу. Повний витяг з Реєстру або витяг окремого змісту, паперовий чи електронний.
7. Спосіб отримання. Особисто, поштою або в електронному вигляді.

Типова помилка: заявник пише лише прізвище людини у записі і забуває дату та місце реєстрації. Тоді відділу доводиться робити додаткові запити, а строк видачі затягується.

Документи, що додаються до заяви

Базовий набір короткий, але без нього заяву не приймуть:

• паспорт громадянина України та РНОКПП заявника;
• документ, що підтверджує спорідненість або право на спадщину, якщо запис стосується іншої людини;
• нотаріальна довіреність, якщо подає представник;
• документи, видані іноземними органами, подають з нотаріальним перекладом документів українською мовою.

Оригінали пред’являють при поданні, копії додають до заяви. Якщо документи іноземною мовою, переклад оформлюйте до візиту: без нього прийом доведеться переносити.

Куди і як подати заяву

Заяву приймають у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання запису, а також у Центрі надання адміністративних послуг. Адреси та графік роботи є у Реєстрі ЦНАП на сайті Міністерства юстиції України. Пошук ведіть за місцем, де реєстрували подію, а не за власною адресою.

Способи подання на вибір:

• особисто у відділі ДРАЦС або ЦНАП: найшвидший варіант, бо працівник одразу перевірить заяву і вкаже на недоліки;
• через ЦПАД, якщо центр працює у вашому місті;
• онлайн на Порталі Дія, якщо відповідна послуга там доступна: заява подається в електронному вигляді, витяг також приходить електронно;
• поштою рекомендованим листом з описом вкладення: зручно для тих, хто живе далеко від відділу, де зберігається запис;
• через представника за довіреністю: довіреність має бути нотаріальною і прямо передбачати право отримати витяг.

Українцям за кордоном зручніше комбінувати: подати заяву поштою або через родича в Україні за довіреністю, а на готовий документ поставити апостиль для використання за кордоном.

Плата і строки надання витягу

За видачу витягу сплачується адміністративний збір. Його розмір залежить від виду витягу, способу подання та обраного строку надання послуги, тому точну суму уточнюйте безпосередньо у відділі ДРАЦС, ЦНАП або на Порталі Дія перед оплатою. Реквізити для сплати вам видадуть при поданні або сформують автоматично при онлайн-запиті.

Строк виготовлення також залежить від способу подання та того, чи зберігається запис саме в цьому відділі. Якщо запис доводиться запитувати з іншого регіону або з архіву, очікування буде довшим. Порівняйте варіанти подання:

Причини відмови та що робити

Відмова майже завжди усувна. Типові підстави та шлях виправлення:

1. Неповні реквізити актового запису. Доповніть заяву датою, місцем реєстрації та повними ПІБ осіб у записі з наявних документів і подайте повторно.
2. Відсутнє підтвердження спорідненості. Додайте свідоцтво про народження чи шлюб, заповіт або свідоцтво про право на спадщину.
3. Довіреність недійсна або не передбачає таку дію. Оформіть нову нотаріальну довіреність із прямою вказівкою на отримання витягу.
4. Запис зберігається в іншому відділі. Подайте заяву до відділу за місцем зберігання запису або попросіть працівника зробити міжрегіональний запит.
5. Помилки в даних заявника. Звірте паспортні дані та РНОКПП із заявою і виправте розбіжності.

Після усунення причини заява подається знову, і збір сплачується за новим запитом. Тому вигідніше один раз зібрати повний пакет, ніж платити двічі.

Витяг з ДРАЦС для спадщини: окремий сценарій

Ситуація: нотаріус відкриває спадкову справу і просить витяг про смерть спадкодавця, але запис реєстрували в іншій області, а свідоцтво про смерть загубилося.

Кроки. Спадкоємець збирає документи про спорідненість: своє свідоцтво про народження або шлюб, за потреби свідоцтво про право на спадщину. У заяві (запиті) про надання витягу з Реєстру вказує тип запису «смерть», повні реквізити з наявних документів та обирає спосіб отримання. Якщо запис у іншому регіоні, заяву подають до відділу за місцем зберігання запису або через ЦНАП за місцем проживання з міжрегіональним запитом. Якщо ж архів втрачений або запис не знайдено, відділ надає письмову відповідь, з якою спадкоємець звертається до нотаріуса для відновлення запису в установленому порядку.

Результат: витяг передається нотаріусу, спадкова справа рухається далі. На весь ланцюжок дій зазвичай іде від кількох днів до кількох тижнів: точний строк залежить від того, чи доводиться робити запит в інший регіон.

Пов’язані матеріали

• Заяви в ЦНАП і ДРАЦС
• Зразки заяв